[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van BV Nederhoven omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
Begrippen
- Het bestuur zijn zij, die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Leden zijn alle betalende leden van de vereniging en ere-leden.
- Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, en telefoonnummer.
- Onder vereniging wordt verstaan de BV Nederhoven, zoals omschreven in de Statuten.
- Inschrijfformulier is het aanmeldformulier lidmaatschap BV Nederhoven.
- Aanmeldformulier is inschrijving bij de vereniging en voor activiteiten van genoemde vereniging.
- Huishoudelijke Reglement is het reglement dat is vastgesteld ingevolge artikel 18 van de statuten van BV Nederhoven.
- Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
- Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.
Persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Hij/zij heeft daartoe een Excel bestand gemaakt. Hij/zij zal de gegevens verwerken en aanpassen.
In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, correspondentie, eventueel huisbezoek, het e-mailadres voor correspondentie en het telefoonnummer voor dringend contact.
Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op Dropbox, welke is gekoppeld aan de computer van de beheerder.
De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden en eigen leden, behoudens hetgeen is geregeld in Reglement Clubkampioenschappen van BV Nederhoven.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuurs- en commissieleden en ledenadministratie.
De persoonsgegevens zullen nooit op een externe digitale gegevensdrager worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang hij/zij lid is van de vereniging.
Tenzij een lid, dat opgezegd heeft, bezwaar aantekent, worden de gegevens ook nà het lidmaatschap bewaard. Dit om contactgegevens te hebben voor activiteiten, waarbij ook oud-leden welkom zijn.
Rechten van een lid
Een lid heeft het recht BV Nederhoven te vragen welke (persoons)gegevens van hem/haar worden verwerkt. BV Nederhoven zal op dit verzoek binnen twee weken reageren (schriftelijk of e-mail). Het lid kan BV Nederhoven verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Inschrijfformulier
Hij/zij, die lid wil worden van BV Nederhoven zal daartoe op de website een inschrijfformulier moeten invullen. Met het digitaal verzenden van het aanmeldformulier bevestigt een nieuw lid akkoord te zijn met het Privacy Reglement van BV Nederhoven, zoals die op de website te vinden en te lezen is.
Aanmeldformulier
Voor deelname aan activiteiten van BV Nederhoven dient men zich op te geven met naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie zal worden gedeeld met de organisatoren van alle activiteiten.
Na de activiteit zal deze informatie worden vernietigd.
Van de activiteiten wordt door de coördinator evenementen een verzamellijst bijgehouden. Deze lijsten zullen, na elke jaarvergadering bij het vaststellen van het jaarverslag van voorgaande jaar, over het voorgaande jaar worden vernietigd.
Foto’s
Bij activiteiten kunnen foto- of video-opnames worden gemaakt van de leden. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van BV Nederhoven.
Indien een lid, die op deze beelden voorkomt en publicatie niet op prijs stelt, zal de wens van dit lid zoveel mogelijk worden gerespecteerd.
Een lid verleent bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens activiteiten gemaakte foto’s en beeldmateriaal, waarop het lid zichtbaar is. Indien een lid hier bezwaar tegen heeft zullen de foto’s van hem/haar niet worden gebruikt.
Geluidsopnames
Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.
Privacybeleid BV Nederhoven
Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.
Advertenties en links naar andere websites
De website van BV Nederhoven kan verwijzingen (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) bevatten naar andere sites, die betrekking hebben op een specifiek aspect van de website BV Nederhoven. Dit betekent niet automatisch dat de vereniging verbonden is aan deze andere sites, of de eigenaren daarvan. BV Nederhoven is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.
Afhangsysteem
BV Nederhoven werkt met labels met foto welke door de leden gebruikt dienen te worden om af te hangen op een bepaalde tijd en bepaalde baan. Bij einde van het lidmaatschap, zal dit label met foto worden verwijderd en vernietigd.
Datalek
Bij een eventuele datalek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [Art. 33.1 van het AVG]
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.
Functionaris gegevensbescherming
BV Nederhoven is vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.
Dit document heet “Privacy Reglement BV Nederhoven” en is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van BV Nederhoven op woensdag 6 juni 2018.